前職調査は違法?

こんにちは。
本日の担当は田村です。

こちらのブログは人事担当者の方もご覧いただくこともある“かも”しれないので、今日は採用する側にも少し関係するお話をさせていただきますね。

“前職調査”って皆様ご存知でしょうか?

読んで字のごとく、応募者(内定者)の前職を調査することです。
前職に電話をして簡単に調査をすることもあれば、業者を使って本格的に調べる事もあります。

採用ポジションが責任の重いものであったり、特別なスキルを要するものの場合、採用する側だって慎重になりますよね。
面接だけでは測りきれない、その方の人間性や過去の実績などを調べるため、前職の調査をするわけです。

ただここで一つ注意すべきポイントが。
前職調査自体は違法ではありませんが、調査に当たっては、必ず本人の同意を得ることが必要です。
本人の同意を得ずに行うと、それは個人情報保護法違反になります。

調査に当たって、「〇〇の▼▼と申します、以前そちらで勤めていた■■さんについてお尋ねしたいのですが、■■さんはどういう方でしたか?」と聞くとします。

そうすると、もうこの会話の中で、
・■■さんが現在転職活動中で、
・〇〇という会社を受けている
という、個人情報をばら撒いていることになるわけです。

いずれも伏せては調査は出来ませんから、調査をする以上、個人情報を開示することになるわけになります。
これを、本人の同意を得ずに行えば、違法になってしまいます。

また、前職調査を受ける側(通常、前職の人事や責任者になるでしょうか)も、回答には注意が必要です。

「〇〇の▼▼と申します、以前そちらで勤めていた■■さんについてお尋ねしたいのですが、■■さんはどういう方でしたか?」

「とても良い方でしたよ、仕事も出来ました」

まずこの会話だけでも、この■■さんが、この会社に在籍していたという個人情報を、許可なく開示していることになってしまうわけです。

もしこういう問い合わせを受けた場合は、安易に回答せず、しかるべき責任者へ取り次ぐ、確認して折り返すなどとし、■■さんに前職調査の問合せが来ている旨伝え、回答しても良いか許可を得る、という流れが正解です。

ただ、、、ご覧いただいた通り、正式な前職調査はかなり面倒です。
なので、よほどのポジションなど、慎重を期する採用でない限り、そうそう行われません。

しかし薬剤師さんの業界は狭いもの。
当人同士が前職調査の気は無くても、どこぞの会合で顔を合わせた経営者同士が、「そういえば、こないだまでお宅にいた■■さん、こないだうちの面接受けにきたよ。どんな人だった?」なんて会話は、ありそうですよね。

もちろん、前職調査をされたとしても、まっとうに仕事をしていれば、何の問題もないわけですから、仮に応募先から前職調査の可否を尋ねられたとしても、胸を張って『どうぞ!』と言えるよう、日々の仕事をしたいものですね。